Vacature vrijwilligerszaken

Functieomschrijving:
Als administratief medewerker van Vrijwilligerszaken draag je zorg voor het toevoegen, aanvullen, bewerken, verplaatsten, verwijderen en onderhouden van informatie in onze vrijwilligersadministratie. Daarnaast zorg je dat belangrijke documenten in de dossiers van onze vrijwilligers hangen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan contracten, gedragscodes en VOG’s.

Voorbeeld:
Er komt een sollicitatie binnen in jouw email, hierbij overleg je met het bestuur over de behoefte aan vrijwilligers.  Via de teams omgeving plaats jij een oproep over welke twee vrijwilligers de sollicitatie willen houden.  Jij mailt de gegevens naar de desbetreffende vrijwilliger en brengt hun in contact met de sollicitant via de mail. Zij sturen uit eindelijk het advies richting het bestuur.
Een vrijwilliger is aangenomen binnen de stichting. Dit wordt aan jou doorgegeven en vervolgens stuur jij een contract en gedragscode op naar de vrijwilliger. Als deze is ondertekend door de persoon in kwestie, vraag jij voor hun een VOG aan en je laat weten aan ICT dat er een account en email adres voor diegene aangemaakt moet worden. De vrijwilliger stuurt zijn VOG naar jou op en jij bewaart dit samen met zijn contract en getekende gedragscode in de administratie. Je verwerkt de gegevens van de vrijwilliger in een excel bestand en je introduceert de nieuwe vrijwilliger binnen de teams omgeving van de stichting.

Omvang van de taak:
Het bijhouden en onderhouden van de administratie is goed te doen. Je past bijvoorbeeld gegevens aan, wanneer een vrijwilliger je hierover mailt. Je kunt hierbij prima je eigen tijd indelen zolang het uiteindelijk maar gedaan wordt. Soms zijn er drukkere momenten. Bijvoorbeeld wanneer er nieuwe vrijwilligers worden aangenomen of wanneer er bepaalde documenten vernieuwd moeten worden. Jij bewaakt dan het proces en zorgt dat alle (nieuwe) gegevens op de juiste plek worden opgeslagen. Qua tijdsduur ben je hier mogelijk twee uur per maand mee bezig, afhankelijk van de in en uitstroom binnen de stichting.

Daarnaast ben je natuurlijk vrij om binnen de stichting andere projecten uit te voeren naast deze functie.

Wat hebben wij van jou nodig?
– Je vindt het belangrijk dat het proces goed verloopt en hebt vaardigheden om te plannen
– Je voelt je verantwoordelijk voor het actief bijhouden van de administratie en kan mensen binnen een week te woord staan.
– Je kan op een nette manier contact leggen middels mail en of telefoon

Aanmeldprocedure:

Ben je enthousiast geworden en lijkt het jou leuk om deze functie te vervullen? Stuur dan hieronder jouw motivatie waarom jij denkt de juiste persoon te zijn voor de functie.